Wie gut funktioniert das Home-Office?

Ergebnisse der Studie „Was das Arbeiten im Home-Office mit uns macht“ der Universität Konstanz (2020)

Viele ArbeitnehmerInnen befinden sich gerade im Home-Office und das nicht geplant, sondern in den meisten Fällen kurzfristig und aufgrund der Corona-Pandemie. Aus diesem Anlass untersuchen die Organisationsforscher Prof. Dr. Florian Kunze und Sophia Zimmermann, der Universität Konstanz, wie sich das Arbeitsverhalten von Beschäftigten ändert, die infolge des Corona-Virus im Home-Office arbeiten. Eine der zentralen Fragen der Studie ist, wie sich die ungewohnte Arbeitssituation auf die Arbeitsleistung und die psychische Verfassung der Angestellten auswirkt?

Aus der Studie lassen sich wichtige Informationen für Führungskräfte ziehen, um die Produktivität und Gesundheit der MitarbeiterInnen im Home-Office zu fördern. Ab dem 30. März wurden ca. 700 MitarbeiterInnen, die zurzeit im Home-Office arbeiten zu ihrer Einschätzung der Situation befragt. Deutlich wird, dass deutsche ArbeitnehmerInnen mit dem Arbeiten von zu Hause weniger vertraut sind, denn für 35 Prozent der Befragten ist die jetzige Situation völlig neu, lediglich die Hälfte der Befragten hat ein wenig Erfahrung mit der Arbeit im Home-Office. Für die meisten Arbeitgeber fehlte die notwendige Planung, um alle MitarbeiterInnen auf die neue Situation vorzubereiten. Die Umstellung scheint jedoch gut verlaufen zu sein.

 

Die wichtigsten Ergebnisse der Studie:

 

Kommunikation

Ein enorm wichtiger Faktor im Home-Office ist die Kommunikation, da durch die Abwesenheit im Büro andere Kanäle und vor allem neue Kanäle genutzt werden, um einen effizienten Arbeitsablauf zu gewährleisten. Zu empfehlen ist es die Bedürfnisse der Beschäftigten und ebenso die Erfordernisse der Arbeitsabläufe, im Blick zu behalten. Unerlässlich ist eine gute und regelmäßige Kommunikation, egal über welchen Kommunikationskanal.

  • 90 % halten konventionelle Mittel, wie E-Mail ausreichend
  • 28 % nutzen Videoanwendungen für die Kommunikation mit Arbeitskollegen und Vorgesetzten

 

Strukturiertes Arbeiten

Im Home-Office fehlen viele der Strukturen, die im Büro ganz selbstverständlich erscheinen. Die Arbeit von zu Hause erfordert ein gewisses Maß an Eigenmotivation und Disziplin, denn es lauern in den eigenen vier Wänden viele Ablenkungen. Anders als manch Arbeitgeber befürchtet haben mag, scheint die Leistung der Beschäftigten darunter nicht zu leiden.

  • 45 % geben an, dass sie, laut eigener Wahrnehmung, sehr produktiv arbeiten

 

Work-Life-Balance

In jeder Debatte um die Vorteile und Nachteile des Home-Office wird die Vereinbarkeit von Beruf und Familie als eines der Hauptargumente der ArbeitnehmerInnen genannt.

  • 77 % sehen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, durch die Arbeit von zuhause, erleichtert
  • 1/3 der Befragten fühlt sich im Homeoffice sozial isoliert

 

Einklang von Gesundheit, Arbeitsschutz und effektiven Strukturen

Gerade bei MitarbeiterInnen, die ein Isolationsgefühl verspüren ist es wichtig regelmäßig den Kontakt zu den KollegInnen zu gewährleisten. Auch im Home-Office ist es besonders wichtig die psychische und physische Gesundheit zu beachten und arbeitsschutzrechtliche Regelungen einzuhalten. Hier ist das gesetzliche Mittel die Gefährdungsbeurteilung. Durch die Gefährdungsbeurteilung werden die Struktur, Ausstattung und die nötigen Ressourcen, des Home-Office Platzes beachtet. Führungskräfte müssen auch die individuelle Situation Ihrer MitarbeiterInnen im Blick behalten.

Die Zeit nach der Corona-Pandemie muss dafür genutzt werden, zu evaluieren, inwieweit das Home-Office auch weiterhin eine Option für das Unternehmen bleibt. Keinesfalls sollten die gesammelten Erfahrungen ungenutzt bleiben.

 

Zukunftsmodelle im Homeoffice

Durch das Modell des alternierenden Home-Office wird abwechselnd zu Hause und im Unternehmen gearbeitet. So nutzen Unternehmen Vorteile des Home-Office und der Arbeit im Büro. Bei der alternierenden Telearbeit ist es außerdem möglich, einen Arbeitsplatz im Unternehmen mehreren Beschäftigten gleichzeitig zur Verfügung zu stellen, der dann von ihnen zu unterschiedlichen und miteinander abgesprochenen Zeiten genutzt wird. So werden im Unternehmen Kosten und Ressourcen eingespart. Über weitere Vorteile, aber auch über zu bedenkende Nachteile, werden Sie in den folgenden Newsbeiträgen informiert.

 

Bildquelle: Factsheet Homeoffice Universität Konstanz (https://www.uni-konstanz.de/typo3temp/secure_downloads/64520/0/1627adf7b35205138d46c38bc7192956952f63f7/factsheet-homeoffice.pdf)

 

Quelle:

  • Website der Universität Konstanz unter: https://www.uni-konstanz.de/universitaet/ueber-die-universitaet-konstanz/exzellenzinitiative-und-strategie/in-den-medien/presseinformationen/presseinformationen-detail/was-das-arbeiten-im-home-office-mit-uns-macht/ veröffentlicht am  04.2020 (Recherche am 07.05.2020)
  • Website der Universität Konstanz unter: https://www.uni-konstanz.de/universitaet/aktuelles-und-medien/aktuelle-meldungen/aktuelles/was-das-arbeiten-im-home-office-mit-uns-macht/ (Recherche am 25.05.2020)
  • Website der Universität Konstanz unter: https://www.uni-konstanz.de/typo3temp/secure_downloads/64520/0/1627adf7b35205138d46c38bc7192956952f63f7/factsheet-homeoffice.pdf (Recherche am 25.05.2020)

Wir informieren Sie über Anpassungen im Betriebsrentengesetz.

Das Coronavirus sorgt für viele Änderungen und Probleme, doch die Welt dreht sich weiter. Gerade in solchen Zeiten, bedarf es eines verlässlichen Partners, der Sie informiert und Ihnen den Rücken freihält. Aus diesem Grund möchten wir Sie über eine wichtige Gesetzesänderung informieren, die zurzeit als Referentenentwurf vorliegt und nur noch vom Bundesrat bewilligt werden muss. Wenn der Gesetzesentwurf voraussichtlich am 5.06.2020 den Bundesrat passiert hat, dann wird das Gesetz im Bundesgesetzblatt veröffentlicht und tritt am nächsten Tag in Kraft. Darauf müssen Sie vorbereitet sein.

Das Gesetz birgt einige Unklarheiten und es könnte zu Kollisionen mit dem bisherigen Gesetzestext, insbesondere §4 BetrAVG kommen. Das Gesetz scheint von einem Regelfall auszugehen, der beitragsorientierten Leistungszusage im Durchführungsweg der Direktversicherung und der Pensionskasse, allerdings werden so die anderen Durchführungswege und Zusagearten nicht berücksichtigt. Eine wesentliche Anpassung die durch dieses Gesetz in Kraft treten würde ist, dass die versicherungsvertragliche Lösung bei Direktversicherungen und dem Durchführungsweg der Pensionskasse zum Standardverfahren würde. Bei Ausscheiden der ArbeitnehmerIn aus Ihrem Betrieb greift die versicherungsvertragliche Lösung, außer es sind Beitragsrückstände vorhanden.

 

Versicherungsvertragliche Abgrenzung?

Scheidet ein Arbeitnehmer, dem durch eine Direktversicherung mit beitragsorientierter Leistungszusage (BOLZ) eine betriebliche Altersvorsorge zugesagt wurde, vorzeitig aus dem Unternehmen aus, dann errechnen sich die erdienten Anwartschaften von Beginn des Beschäftigungsverhältnisses an. Unabhängig davon, wann die Beitragszahlung begründet wurde. Laut jetziger Rechtsprechung kann der Arbeitgeber diesen Betrag (bei BOLZ) innerhalb von drei Monaten, abgrenzen (§2 Abs.2 S.2 BetrAVG), sodass die Rentenleistung sich aus dem Wert und Inhalt des Versicherungsvertrages ergibt. Hier gelten einige Bedingungen, wie beispielsweise die vollständige Einzahlung der zustehenden Monatsbeiträge, kein Vorliegen von Pfändungen u.a.

Wird diese Abgrenzung nicht innerhalb von drei Monaten verlangt, dann verbleibt der Versicherungsvertrag beim Arbeitgeber und dieser muss bis zum Beginn der Rentenzeit aufbewahrt werden. Wird die Abgrenzung nicht vorgenommen, dann können auch für die Zeiten aus früheren Beschäftigungsverhältnissen oder anderen Umständen Ansprüche gegenüber dem Arbeitgeber entstehen. Die Haftung verbleit somit beim Arbeitgeber.  Diese oben beschriebene Abgrenzung (versicherungsvertragliche Lösung) soll nun zum Automatismus, bei Direktversicherung mit beitragsorientierter Leistungszusage und der Pensionskasse, werden.

In §2 Abs.2 S.2 Betriebsrentengesetzes wird der Wortlaut „auf Verlangen des Arbeitgebers“ gestrichen, dies führt dazu, dass Sie, als Arbeitgeber, vorher Reglungen und klare Abgrenzungen in der Versorgungszusage geschaffen haben müssen. Die Neuregelung soll auch für bereits vor der Gesetzesänderung ausgeschiedene MitarbeiterInnen Anwendung finden.

Es bleiben einige Fragen offen, wie wird das Verfahren bei den anderen Durchführungswegen und Zusagearten, insbesondere der Beitragszusage mit Mindestleistung aussehen und ist so eine Gleichbehandlung der Durchführungswege überhaupt noch möglich?

 

Quellen:

  • Bundesministeriums für Arbeit und Soziales – Referentenentwurf unter: https://www.bmas.de/SharedDocs/Downloads/DE/PDF-Gesetze/Referentenentwuerfe/ref-aenderung-betriebsrentengesetz-zweite-anhoerung.pdf?__blob=publicationFile&v=2 (Recherche am 12.05.2020)
  • Website bAV heute unter: https://www.bavheute.de/recht-und-politik/gute-nachricht-fuer-den-mittelstand-mehr-haftungssicherheit-bei-direktversicherungen/?utm_source=newsletter&utm_medium=email (Recherche am 14.05.2020)

Einfache Schritte und Tipps um erfolgreich in die „jetzige Normalität“ zu finden

Aufatmen?! Nach und nach können einige Betriebe die Arbeit wieder aufnehmen, andere nicht und einige arbeiten unter gesonderten Richtlinien oder im Home-Office. Durch die einheitlichen Arbeitsschutzstandards des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales haben Betriebe, die jetzt öffnen, klare Richtlinien zur Umsetzung an die Hand bekommen. Natürlich müssen auch Betriebe, die nicht von einer kompletten Schließung betroffen waren, umrüsten und die Schutzmaßnahmen umsetzen. Wir haben in diesem Beitrag wichtige Tipps und Hilfestellungen zusammengefasst, damit Sie den „Neustart“ so einfach wie möglich umsetzen und gestärkt den Betrieb langsam, aber erfolgreich, wieder hochfahren.

  1. Schritt – Rahmenbedingungen schaffen

Die richtige und durchdachte Umsetzung der Maßnahmen schützt vor erneuten Schließungen, reduziert das Infektionsrisiko und hilft vor allem dabei, das Geschäft wieder anzukurbeln und weitere Verluste zu vermeiden.

Die Umsetzung der Maßnahmen erfordert Planung, Zeit und Materialien. Diese drei Komponenten sind nicht zu unterschätzen, denn je nach Größe des Betriebes müssen beispielsweise mehr Arbeitsplätze umgestaltet werden, dass bedeutet mehr Material und mehr helfende MitarbeiterInnen, die auch ausreichend Schutzausrüstung benötigen. Wenn die Arbeitsplätze und die Räumlichkeiten umgestaltet sind, dann gilt es ausreichend Desinfektionsmittel, Schutzmasken usw. einzuplanen, um für einen bestimmten Zeitpunkt die Weiterführung des Betriebes zu gewährleisten. Es sollten Informationsschreiben und Aushänge für MitarbeiterInnen aufgesetzt werden.

Die neuen Arbeitsschutzstandards schreiben unter anderem auch vor, den Kontakt mit weiteren Personen so gering wie möglich zu halten, deshalb wird Schichtarbeit, weiterhin Home-Office und auch Umverteilungen an verschiedene Arbeitsplätze vorgeschlagen. Es empfiehlt sich, bei der Umsetzung der Maßnahmen eine/n MitarbeiterIn mit der Planung und Einhaltung im weiteren Verlauf zu beauftragen.

Die umgesetzten Maßnahmen sollten im besten Fall dokumentiert werden, obwohl offiziell keine Dokumentationspflicht besteht.

Die Vorteile sind: Sie behalten den Überblick, können an geeigneter Stelle nachbessern und haben im Fall der Fälle Nachweise in schriftlicher Form.

 

  1. Schritt – Neustart sinnvoll nutzen

Die Krise stellt alle vorherigen Strukturen auf den Prüfstand, aber daraus lassen sich auch Vorteile ziehen, denn alle Strukturen werden jetzt optimiert und es zeigen sich neue Wege und Möglichkeiten. Es ist wichtig nicht an alten Strukturen festzuhalten und sich auf andere Arbeitsweisen einzulassen. Zu Beginn sollte eine Bestandsaufnahme erfolgen, ob die Liquidität ausreicht oder kurzfristige Maßnahmen, wie staatliche Hilfen (Soforthilfen, Kredite der KfW-Bank), Kurzarbeit oder steuerliche Erleichterungen beantragt werden müssen. Vorausschauend sollte ein Notfallplan bereitgehalten werden, falls eine erneute Schließung vorgeschrieben werden sollte.

Die Produktion sollte dahingehend analysiert werden, ob bestimmte Produkte besonders nachgefragt werden oder keine Nachfrage vorhanden ist.  Können Produkte angepasst werden oder attraktiver angeboten werden? Ist die Einrichtung von kurzfristigen telefonischen Bestellungen oder längerfristig eines Onlineshops möglich? Können die Produkte geliefert werden oder ein Abholsystem mit wenig Kontakt genutzt werden?

  1. Schritt – „Wir sind wieder da!“

Schon immer wichtig und in dieser besonderen Zeit noch viel mehr – Kundenbindung! Informieren Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner darüber, dass Sie wieder da sind. Ihre Kunden müssen wissen, dass Sie wieder geöffnet haben und über die Einkaufsbedingungen informiert werden.

Bei Unternehmen, die handwerkliche Dienstleistungen anbieten und im Haus oder Garten der Kunden arbeiten, empfehlen sich vertrauensbildende Maßnahmen zum Beispiel: die Kunden über die Schutz-, und Vorsichtsmaßnahmen ausreichend informieren, damit keine Verunsicherung bei Arbeiten in Haus und Garten aufkommt.

Unerlässlich ist es jetzt alle vorgeschriebenen Arbeitsschutzstandards des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (hier: https://www.bmas.de/SharedDocs/Downloads/DE/PDF-Schwerpunkte/sars-cov-2-arbeitsschutzstandard.pdf?__blob=publicationFile&v=2) umzusetzen. Die Situation erfordert es, über den Tellerrand herauszudenken und kreative Lösungen zu schaffen!

Finanzielle Unterstützung durch das Programm Förderung unternehmerischen Know-hows“

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) hat die Teilnahmebedingungen der Förderprogramme, an die derzeitige Lage angepasst. Die BAFA reagiert somit auf die Situation vieler Unternehmen, die von der Corona-Krise betroffen sind. Viele Unternehmen stehen vor großen Problemen, wie Ausfall von Kunden und Arbeitskräften, verkürzte oder stark eingeschränkte Öffnungszeiten, zeitweise komplette Schließungen oder auch Mangel an Materialien für die Produktion. Jedes Unternehmen ist in irgendeiner Weise betroffen und einheitlich wird sich keine Lösung finden, die allen an der richtigen Stelle hilft. Hier helfen nur spezielle Lösungsansätze, die durch individuelle Beratung erarbeitet werden.

 

Eine externe Unternehmensberatung überzeugt mit dem großen Vorteil, dass der Blick auf die Strukturen und Situation im Unternehmen ein anderer ist, als bei einer internen Person. Nutzen Sie die andere Perspektive um neue und andere Wege zu gehen, gerade in diesen Zeiten. Das Förderprogramm ermöglicht finanzielle Unterstützung bei der Inanspruchnahme von Beratungsdienstleistungen und ist so angepasst worden, dass gerade jetzt schnelle Hilfe ermöglicht wird. Ausschließlich konzeptionelle und individuelle Beratungsleistungen sind förderfähig. Seit dem 3. April 2020 ist die Beantragung von Beratungen (Beratungswert von bis zu 4.000,00 EUR) für von Corona betroffene kleine und mittlere Unternehmen, sowie Freiberufler bei der BAFA möglich.

 

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hat die bestehenden Richtlinien angepasst und als Ergänzung die Hilfe für von Corona betroffene KMU und Freiberufler eingeführt. Die am 3. April in Kraft getretenen Anpassungen gelten voraussichtlich bis zum 31. Dezember 2020.

 

 

Förderprogramm zur Förderung unternehmerischen Know-hows

Diese neuen Ergänzungen gibt es:

Das Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows“ wird, im Zuge der Krise, zum Sofortprogramm für schnellere und unbürokratische Hilfe. Das Förderprogramm bietet finanzielle Unterstützung bei Inanspruchnahme von Unternehmensberatung. Gerade jetzt ergeben sich aus der Corona Krise neue betriebswirtschaftliche Fragen, die professionell beantworte werden müssen.

 

  1. Antragsberechtigt sind Unternehmen und Freiberufler, die von wirtschaftlichen Auswirkungen des Coronavirus nachweislich betroffen sind. Die konkreten Auswirkungen und der Zusammenhang zum Coronavirus müssen im Beratungsbericht klar dargelegt werden. Der/die UnternehmensberaterIn muss die Maßnahmen nachvollziehbar darstellen.

 

  1. Das ansonsten verpflichtende Gespräch mit einem der regionalen Ansprechpartner entfällt, wird aber weiterhin empfohlen. Denn auch in diesen Gesprächen vor der Antragsstellung werden wichtige Fragen geklärt.

 

  1. Der finanzielle Zuschuss beträgt abweichend für alle von der Corona-Krise betroffenen KMU und Freiberufler den vollen in Rechnung gestellten Beratungskostenbetrag, bis max. 4000 EUR. Zu den förderfähigen Beratungskosten gehören neben dem Honorar auch Auslagen und Reisekosten der BeraterInnen, jedoch nicht die anfallende Umsatzsteuer.

 

  1. Die betroffenen Unternehmen müssen keine Vorfinanzierung leisten, da der Zuschuss von der BAFA direkt an das Beratungsunternehmen überwiesen wird.

 

  1. Es ist möglich mehrere Beratungen in Anspruch zu nehmen, wenn der Bezug zu den wirtschaftlichen Folgen durch das Coronavirus besteht.

 

  1. Bereits erhaltene Zuschüsse für andere Beratungen müssen, im Rahmen der De-minimis-Erklärung, angegeben werden. Darüber hinaus haben andere Beratungsleistungen keinen Einfluss auf die Förderung.

 

Die Anträge sind, bis einschließlich 31. Dezember 2020, einzureichen. Alle wichtigen Informationen, Neuerrungen und vorherrschenden Rahmenbedingungen, die weiterhin zu erfüllen sind, finden Sie unter www.bafa.de. Auf der Website des Bundesministeriums finden Sie das Antragswesen für die Förderung.

 

 

Quellen:

In herausfordernden Zeiten auf die Gefährdungsbeurteilung verlassen

 

Sind Sie sich Ihrer Fürsorgepflicht als Arbeitgeber bewusst?

Das eine Fürsorgepflicht des Arbeitgebers, gegenüber den ArbeitnehmerInnen besteht ist hinlänglich bekannt, aber was bedeutet das genau? Oft sind gerade die Dinge, die wir für bekannt und selbstverständlich halten, nicht ganz klar oder werden nicht ausreichend ernst genommen. Diese herausfordernde Zeit, in der sich alle Unternehmen gerade befinden zeigt uns, dass nichts selbstverständlich ist. Es wird umgedacht, Werte verschoben, Arbeitsmethoden angepasst, Digitalisierung vorangetrieben, aber gleichzeitig auf Post und Telefon verlassen und insgesamt wird eines deutlich, die Sorge um die Gesundheit bestimmt einen Großteil davon.

Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers ist eine Grundkomponente des Arbeitssystems, so wie der Arbeitnehmer eine Treuepflicht (Verschwiegenheit und Weisungsbefugnis) zu erfüllen hat, so ist der Arbeitgeber in der Pflicht, die Fürsorge zu übernehmen. Die Fürsorgepflicht muss nicht explizit im Arbeitsvertrag genannt werden und darf in keinem Falle ausgeschlossen oder begrenzt werden.

 

Was Rückt die Führsorgepflicht im Moment so in den Fokus?

Die Fürsorgepflicht wird schnell ausschließlich auf die Gesundheit bezogen, weshalb gerade jetzt dieser Pflicht nachgegangen werden muss. Infektionsschutzmaßnahmen sind verpflichtend und im eigenen Interesse, zur Aufrechterhaltung des Betriebes und im Sinne des Schutzes von MitarbeiterInnen und KundInnen nicht wegzudenken. Oftmals wird vergessen, dass die Fürsorgepflicht viel weiter darüber hinaus geht. Die Fürsorgepflicht ist so vielfältig, wie die verschiedenen Vorschriften und Gesetze, aus denen sie abzuleiten ist. Im Bundesgesetzbuch unter § 618 ist die Verpflichtung zu Schutzmaßnahmen geregelt, bei deren Nichteinhaltung Schadensersatzregelungen vorgesehen sind. Bei Nichteinhaltung der Fürsorgepflicht sind in besonders schwerwiegenden Fällen auch Strafverfahren oder Geldbußen möglich.

Die weiteren Fürsorgepflichten ergeben sich aus diesen Gesetzen und Vorschriften:

  • Arbeitsschutzgesetz
  • Arbeitszeitgesetz
  • Arbeitsstättenverordnung
  • Mutterschutzgesetz
  • Unfallverhütungsvorschriften der einzelnen Berufsgenossenschaften
  • Allgemeines Gleichstellungsgesetz
  • Datenschutzgrundverordnung

 

Die Gefährdungsbeurteilung als größte Unterstützung

Es ist nicht notwendig bei der Vielzahl an Vorschriften, in Panik zu verfallen, sondern sich der Verantwortung einmal mehr bewusst zu werden. Viele Arbeitgeber wissen nicht, dass durch die richtige Durchführung der Gefährdungsbeurteilung der Großteil der Fürsorgepflichten logisch zusammengefasst und umsetzbar gemacht wird. Darüber hinaus ergeben sich viele Verbesserungspotentiale und Kostenfresser werden aufgedeckt. Wir übernehmen für Sie die Erstellung einer passgenauen Gefährdungsbeurteilung, diese beinhaltet die Überprüfung der Umsetzung, der oben genannten Gesetze und Vorschriften. Bei Auffälligkeiten unterstützen wir Sie bei der Umsetzung der Maßnahmen.

 

 

Fürsorgepflicht in der Corona-Krise

Die Einhaltung der Corona-Schutzmaßnahmen fällt unter die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers.  Schwerwiegende Arbeitsausfälle, erneute Schließungen durch Neuinfektionen oder Verdachtsfälle sollen dadurch vermieden werden. Die Fürsorgepflicht verfolgt so gleichermaßen ein Eigeninteresse, wie auch ein Fremdinteresse.

Das Eigeninteresse des Arbeitgebers ist die Vermeidung von Betriebsausfall und Sanktionen durch die Gefährdung der MitarbeiterInnen.

Das Fremdinteresse liegt bei den MitarbeiterInnen, sich in allen Bereichen auf den Arbeitgeber verlassen und vertrauen zu können.

Die Empfehlung war und ist, wenn möglich die MitarbeiterInnen im Home-Office weiterarbeiten zu lassen. Doch wie sieht eigentlich die Realität aus? Die wenigsten haben ein ausgestattetes Arbeitszimmer, sondern arbeiten am Esstisch. Die neuen Schutzmaßnahmen, neue Home-Office Möglichkeiten oder neue Aufgabenbereiche erfordern eine Neubetrachtung des Ist-Zustandes. Die Gefährdungsbeurteilung gibt daraufhin Auskunft über die Einhaltung der Maßnahmen, die Zufriedenheit und gesundheitliche Situation der MitarbeiterInnen, um vorschriftsgemäßes Weiterarbeiten zu gewährleisten. Zudem wird die Effektivität der Home-Office Strukturen offengelegt und somit ein direktes Feedback gegeben, ob und in welchem Bereich Optimierungen angebracht werden müssen.

 

Zum Thema Home-Office folgen in Kürze informationsgeladene und hilfreiche News. Bleiben Sie gesund!

SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales

Arbeitsschutz sichern in der Krise, aber wie? Für viele Unternehmen steht in den kommenden Tagen und Wochen ein vorsichtiger Weg zurück in die Normalität an. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat eine Zusammenfassung der einzuhaltenden Arbeitsschutzstandards herausgegeben. Fürsorgepflicht des Arbeitgebers verpflichtet zum Schutz der MitarbeiterInnen. Nichtbeachtung führt unter Umständen zu Schadensersatzforderungen, dies gilt es zu vermeiden. Es ist deshalb unbedingt erforderlich die Regelungen umzusetzen, um die MitarbeiterInnen zu schützen und die Infektionsgefahr so gering, wie möglich zu halten. Nur so ist ein Weg in die „Normalität“ möglich.

Am 20. April 2020 sind viele Einschränkungen gelockert worden, doch was müssen Arbeitgeber genau umsetzen und wie soll der neue „Alltag“ gestaltet werden? Egal, ob jetzt die Arbeit neu aufgenommen wird oder erst später startet, die nachfolgenden Regelungen gelten für alle Unternehmen. Die Einhaltung der Regelungen soll durch stichprobenartige Kontrollen gewährleistet werden.

Zurzeit erarbeiten die Berufsgenossenschaften branchenspezifische Umsetzungsmaßnahmen, diese folgen in den kommenden Tagen.

Unter diesem Link ist der Entwurf des Bundesministerium für Arbeit und Soziales zu finden:  https://www.bmas.de/SharedDocs/Downloads/DE/PDF-Schwerpunkte/sars-cov-2-arbeitsschutzstandard.pdf?__blob=publicationFile&v=1.

 

Neue Regelungen im Überblick

  • Mindestabstand von 1,5 Metern einhalten
  • Direkten Kontakt weitestgehend vermeiden (Schichtarbeit, unterschiedliche Arbeitsbereiche usw.)
  • Soweit möglich Arbeitsplätze, durch Schutzvorrichtungen voneinander abgrenzen (z.B.: Plastiktrennwände) – ansonsten Mund-Nasen-Schutz tragen
  • Persönliche Schutzausrüstung muss vom Arbeitgeber bereitgestellt werden, wenn mehrfach Kontakt zu Kunden oder anderen Personen besteht (Handschuhe, Mundschutz usw.) – Regelmäßig desinfizieren und wechseln
  • Bei Arbeitsplätzen mit Publikumsverkehr sind Trennwände zwingend anzubringen
  • An Orten im Unternehmen, an denen es zu Schlangenbildung kommt – Schutzabstände durch Markierungen am Boden gewährleisten
  • Ausreichend Desinfektionsmittel bereitstellen (Ein-/Ausgang, persönlicher Arbeitsplatz, Pausenraum, Sanitäranlagen)
  • Hygienestandards für Sanitärraume einhalten; ggf. Erstellung von Hygieneplänen
  • Gemeinsam genutzte Räume häufiger reinigen und lüften
  • Personenbezogene Nutzung der Arbeitsmaterialien, ansonsten Schutzhandschuhe tragen
  • Dienstreisen und Meetings weiterhin vermeiden – Technische Alternativen nutzen
  • Festlegung zu Regelungen im Umgang mit Krankheit und Verdachtsfällen – Regelungen aushängen

Wir bitten Sie sich die Regelungen des Bundesministeriums genau durchzulesen und umzusetzen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre MitarbeiterInnen weiterhin gesund bleiben und bei Symptomen keinesfalls zur Arbeit erscheinen. Schützen Sie besonders Ihre MitarbeiterInnen, die der Risikogruppe angehören und sprechen gesonderte Maßnahmen mit Ihnen ab. Halten Sie sich und Ihre Belegschaft gesund.

 

Quelle:

Bundesministerium für Arbeit und Soziales – unter: https://www.bmas.de/SharedDocs/Downloads/DE/PDF-Schwerpunkte/sars-cov-2-arbeitsschutzstandard.pdf?__blob=publicationFile&v=1 (Recherche am 29.04.2020)

Arbeitszeiterfassung nicht als lästiges Kontrollsystem, sondern als positives Instrument zur Verbesserung begreifen

Der Europäische Gerichtshof (Urteil vom 14. Mai 2019) hat zum Schutz der Arbeitnehmerrechte entschieden, dass Unternehmen dazu verpflichtet sind die Arbeitszeit ihrer MitarbeiterInnen zu erfassen. Ein Arbeitszeiterfassungssystem soll dafür sorgen, dass die Mindestruhezeiten, Obergrenzen für wöchentliche Arbeitszeit und auch die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen tatsächlich eingehalten werden.

Die Skepsis vieler Arbeitnehmer und Arbeitgeber ist hier fehl am Platz, beide Seiten profitieren bei Einhaltung der gesetzlichen Grundlagen gleichermaßen. Der Schutz der physischen und psychischen Gesundheit der ArbeitnehmerInnen wird verbessert und Überarbeitungsszenarien wird vorgebeugt.

Vorher waren Unternehmen laut Arbeitszeitgesetz nur dazu verpflichtet Mehrarbeit zu erfassen, demnach handelt es sich eindeutig um eine Verschärfung der Gesetzeslage. Gerade kleine Betriebe denken sicherlich direkt an den Mehraufwand oder die Kosten, die daraus entstehen.

 

Etablierung und Kosten einer Arbeitszeiterfassung

Ein Arbeitszeiterfassungssystem muss nicht teuer sein. Es wird keine bestimmte Art der Arbeitszeiterfassung vorgeschrieben. Jede Form der Arbeitszeiterfassung ist möglich, da je nach Betrieb oder vorhandenen Mitteln andere Systeme zu empfehlen sind. Wichtig bei der Auswahl ist, dass die Arbeitszeiten der ArbeitnehmerInnen so genau wie möglich und wahrheitsgemäß erfasst werden und die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

Die MitarbeiterInnen sollten über die Arbeitszeiterfassung informiert und eingeführt werden. Besprechung, wie die Angestellten das System annehmen und nutzen, sollte nach einer gewissen Eingewöhnungszeit erfolgen. Es ist festzulegen, wer Zugriff auf die Arbeitszeiterfassung hat und welche Zuständigkeiten bestehen (DSGVO beachten). Empfehlenswert ist es die Arbeitszeitdaten von beiden Parteien gegenzeichnen zu lassen, um so den Wahrheitsgehalt zu gewährleisten. Die zuständigen Behörden können jeder Zeit, besonders bei Verdacht auf Schwarzarbeit, die Einsicht in die Arbeitszeitdaten einfordern. Ob schriftlich oder mit externer Software, wichtig ist, dass die Daten bis zu zwei Jahre aufbewahrt werden müssen.

Letzten Endes gilt, jedes Arbeitszeiterfassungssystem ist nur so gut, wie die Person, die es bedient. Die Förderung einer gesunden Pausenkultur und ein gesundes Vertrauensverhältnis untereinander sind weiterhin unerlässlich. Welches Arbeitszeiterfassungssystem für Ihren Betrieb das Beste ist lässt sich nicht pauschal sagen und wie die Arbeitszeiterfassung erfolgen soll, dazu liegen keine konkreten Vorgaben vor. Wir erarbeiten mit Ihnen gemeinsam ein leicht verständliches und sicheres System zur Arbeitszeiterfassung.

Implementierung von Strukturen in der Coronakrise

Die Krise nutzen und gestärkt aus ihr hervorgehen

Viele Unternehmen arbeiten in ungewohnter Weise, mit weniger MitarbeiterInnen oder gedrosseltem Tempo weiter. Diese sollten dies, trotz Einbußen, als Chance begreifen. Es ist wichtig sich bewusst zu machen, dass aus jeder Krise neue Entwicklungen hervorbringen. Irgendwann ist jetzt. Ob Inventur, Reinigungen, Reparaturen, telefonische Planung langfristiger Ziele, Kontakt zu alten und neuen Geschäftspartnern oder einfache Verbesserungen von vorherrschenden Strukturen, jetzt muss gehandelt werden.

Durch simple Unternehmensstrukturen kann das Unternehmen gestärkt aus der Krise hervorgehen und ist so klar im Vorteil! In diesem Beitrag stellen wir Ihnen simple Strukturen vor, durch deren Implementierung die Arbeitseffizienz und die Zufriedenheit Ihrer Angestellten deutlich verbessert wird. Lassen Sie sich inspirieren!

 

Überdenken Sie Ihre Arbeitszeiten – Arbeitszeitmodelle

Die Corona Krise hat deutlich gezeigt, dass Flexibilität und auch ein gewisses Maß an technischer Ausstattung notwendig ist, um schnell auf veränderte Gegebenheiten reagieren zu können. Wer vorher schon Home Office genutzt oder die Möglichkeit geprüft hat, der war im Vorteil. Schnell konnte die Arbeit umgestellt werden und die Betriebsfähigkeit des Unternehmens ist nicht in Mitleidenschaft gezogen worden.

Für viele potentielle und auch langjährige MitarbeiterInnen ist die Arbeitszeit ein ausschlaggebender Faktor.  Es sollte geprüft werden, welches Modell gewünscht wird und welche Modelle sinnvollerweise angeboten werden können. Durch flexiblere Arbeitszeiten ist die Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf einfacher zu bewältigen und Stress wird vermieden. Oftmals ist durch eine einfache Anpassung der Arbeitszeiten ein Gewinn an Arbeitseffizienz direkt zu verzeichnen. Gleitzeit, Home Office, Langzeitarbeitskonto, Schichtarbeit, Jobsharing und Vertrauensarbeitszeit die Möglichkeiten sind vielfältig. Jedes Modell birgt Vorteile sowie Nachteile und bedarf genauer Regelungen zum Umgang mit Pausen, Minus- und Plusstunden.

Welches Arbeitszeitmodell ist für Ihr Unternehmen das richtige? Dies zielgerecht zu beantworten, ist unsere Aufgabe. Hier zeigt sich die große Aussagekraft der Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung, die den allgemeinen Zustand der Arbeitszeitmodellstrukturen auffassen. So lassen sich Rückschlüsse auf Verbesserungsmöglichkeiten ziehen.

 

Gesundheit und Sicherheit Ihrer MitarbeiterInnen aktiv gestalten – Gefährdungsbeurteilung

Über die Gefährdungsbeurteilung wurde auf unserer Website schon viel berichtet, doch die Corona Pandemie hat verdeutlicht, dass der Schutz und die Gesundheit der MitarbeiterInnen unverzichtbar sind. Unternehmen die Ihre Gefährdungsbeurteilung schon durchgeführt haben, konnten diese als Grundlage für ein effizientes Krisenmanagement und schnelles Umsetzen der Schutzmaßnahmen nutzen. Die Gefährdungsbeurteilung sollte nicht hintenangestellt, sondern gerade jetzt durchgeführt werden. Dadurch werden Sicherheitslücken aufgedeckt und Verbesserungspotential sichtbar.

 

Die Arbeitszeit im Blick durch Zeiterfassungssysteme

Ein oftmals unterschätzter Faktor ist die Arbeitszeiterfassung. Die Erfassung der Arbeitszeit ist nicht nur gesetzlich im Arbeitszeitgesetz vorgeschrieben, sondern bietet für ArbeitgeberInnen und ArbeitnehmerInnen erhebliche Vorteile. Das Arbeitszeitgesetz verfolgt den Zweck die Sicherheit und Gesundheit der ArbeitnehmerInnen zu schützen und die Rahmenbedingungen zu gewährleisten, um flexible Arbeitszeitmodelle zu ermöglichen. Im nächsten Newsbeitrag werden alle wichtigen Informationen zur Arbeitszeiterfassung vorgestellt.

Nutzen Sie die Zeit für eine Bestandsaufnahme und passen Sie die Strukturen im Unternehmen an. Ihr Unternehmen soll gestärkt aus dieser Krise hervorgehen.

 

Worauf warten Sie noch?!

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Steuererleiterung in der Coronakrise

Später zahlen und weniger zahlen?!

Welche erleichternden Maßnahmen sieht das „Schutzschild des Bundesfinanzministerium“ im Bereich Steuern vor?

 

Die im Schutzschild für Beschäftigte und Unternehmen beschriebenen steuerlichen Hilfsmaßnahmen sehen Anpassungen an Steuervorauszahlungen, Stundungen von Steuerzahlungen und die Aussetzung von Vollstreckungsmaßnahmen vor. Diese steuerlichen Liquiditätshilfen richten sich an Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler. Im Großen und Ganzen soll so ermöglicht werden, dass die Wirtschaftlichkeit und die Liquidität der Unternehmen geschont und weiterhin gewährleistet wird. Steuern sollen später oder in geringerem Ausmaß gezahlt werden, hierbei spricht das Bundesfinanzministerium insgesamt von der Gewährung von Steuerstundungen in Milliardenhöhe. Klären Sie Ihre Möglichkeiten und Bedürfnisse mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer SteuerberaterIn ab.

 

Nachfolgend stellen wir Ihnen die drei steuerlichen Anpassungen vor:

 

  1. Gewährung von Steuerstundungen wird erleichtert

Unter dem Begriff Stundung ist im abgabenrechtlichen Sinne eine Verschiebung, der Fälligkeit eines Steueranspruches, zu verstehen. Anfallende Steuerzahlungen werden demnach auf einen späteren Zeitpunkt verschoben. Die Finanzämter sind angewiesen, ohne strengere Anforderungen, die Steuern zu stunden, wenn die Einforderung eine erhebliche Härte darstellen würde. Die Steuerstundungen sind bei Ihrem zuständigen Finanzamt zu beantragen.

Unternehmen, die von der Corona Pandemie betroffen sind, haben die Möglichkeit, bis zum Ende des Jahres Anträge auf Steuerstundungen zu stellen, so steht es im dazugehörigen Erlass des Bundesfinanzministeriums vom 19.03.2020. Hierzu müssen die betroffenen Unternehmen Ihre Verhältnisse offen darlegen, um Stundungen der bereits fälligen oder noch fällig werdenden Steuerzahlungen zu beantragen. Die Finanzämter sollen die Anträge nicht ablehnen, wenn die entstandenen Schäden nicht im Einzelnen nachgewiesen werden können. Dies stellt eine große Erleichterung des Prozesses dar. In der Regel soll auch auf die Erhebung von Stundungszinsen verzichtet werden.

 

  1. Anpassung von Steuervorauszahlungen

Sollten Ihre Einkünfte im laufenden Jahr voraussichtlich geringer ausfallen, dann werden die Steuervorauszahlungen herabgesetzt. Dieser Vorgang soll schnell und unkompliziert erfolgen, um die Liquidität, der von Corona betroffenen Unternehmen, zu verbessern.

 

  1. Vollstreckungsmaßnahmen werden ausgesetzt

Auf Vollstreckungsmaßnahmen und Säumniszuschläge soll verzichtet werden, solange der Schuldner unmittelbar und auch nicht unerheblich von den Auswirkungen der Corona Pandemie betroffen ist. Der Schuldner muss die unmittelbare und erhebliche Betroffenheit dem zuständigen Finanzamt mitteilen. Dieser Verzicht auf Säumniszuschläge und Vollstreckungsmaßnahmen gilt bis zum 31.12.2020.

 

Beantragung

Die Finanzverwaltung NRW stellt ein digitales Antragsformular bereit, welches einfach online ausgefüllt werden kann. Der Antrag beinhaltet die zinslose Stundung der Einkommenssteuer, Körperschaftssteuer und Umsatzsteuer und die Herabsetzung der Gewerbesteuervorauszahlungen. Die zinslose Stundung kann für drei Monate beantragt werden.

Besonders zu begründen sind Anträge auf Stundungen oder Anpassung von Steuervorauszahlungen, welche die Steuern oder Zeiträume nach dem 31.12.2020 betreffen.

Unter diesem Link befindet sich der Antragsentwurf der Finanzverwaltung für NRW

https://www.finanzverwaltung.nrw.de/sites/default/files/asset/document/2020-03-19_formularentwurf_final_1seite_kj.pdf

Die Generalzolldirektion (z.B.: Luftverkehrssteuer) und auch das Bundeszentralamt (z.B.: Versicherungssteuer und Umsatzsteuer) sind angewiesen worden, den Steuerpflichtigen entgegenzukommen. Genaueres ist hierzu noch nicht bekannt. Generell sollten Sie in Steuerfragen immer Ihre/Ihren SteuerberaterIn zu Rate ziehen.

 

Quellen:


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