Was vom Personalmanagement und Arbeitgebern bei der Umstellung von Arbeitsverträgen nicht vergessen werden darf!

Bekannt ist bereits: wer §2 NachwG (Nachweispflicht) und §3 NachwG (Änderung von Angaben) nicht nachkommt, handelt ordnungswidrig (§4 NachwG; Bußgeldvorschriften).

Ordnungswidriges Handeln definiert sich dadurch, dass Niederschriften und Meldungen:

• nicht
• nicht richtig
• nicht vollständig
• nicht in der vorgeschriebenen Weise

getätigt werden, oder

• nicht rechtzeitig erstellt, bzw. nicht rechtzeitig ausgehändigt werden.

Nicht vergessen: bAV ist ein Entgeltbestandteil!

Daher müssen die arbeitsrechtlichen Erfordernisse schriftlich in der Personalakte hinterlegt werden.

Das Rechtserfordernis zur bAV beinhaltet:

• eine durch den Arbeitgeber erteilte Versorgungzusage (Rentenleistung vom Arbeitgeber)
• die Teilnahme an der Versorgungszusage (lfd. Verzicht von Barlohn in Versorgungslohn)
• alle Veränderungen oder Ergänzungen zu den Entgeltbestandteilen in dieser bAV.

Wichtig dabei ist: Ohne die oben genannten Punkte liegt keine bAV mehr vor, unabhängig von einer Erfassung in der Lohnbuchhaltung!

Digital oder Schriftform?! Was muss wohin?

Alle oben genannte Punkte gehören zu den wichtigen und nennenswerten Entgeltbestanteilen.

Nach dem Nachweisgesetz §2 sind alle Entgeltbestandteile im Arbeitsvertrag in Schriftform zu nennen und auszuhändigen. Dieses kann in einem Arbeitsvertrag oder einem Anhang dazu festgelegt werden.

Das NachwG findet keine Anwendung darüber, wofür das Arbeitsentgelt im nächsten Schritt verwendet wird (vorvertragliche VVG Kundendokumentation des Versicherers, Versicherungsantrag, Versicherungsschein). Diese Dokumente sind nicht Bestandteil eines Arbeitsvertrages und können in digitaler Form abgelegt werden.