Pflicht? Gesetz? Was ArbeitgeberInnen unbedingt wissen und schnell umsetzen müssen

Beachten Sie diese notwendigen Anpassungen und gehen Sie das Thema Home-Office effektiv und richtig an.

Der Entwurf von Arbeitsminister Hubertus Heil (SPD) liegt bereits vor, doch bis jetzt gibt es weiterhin keine gesetzliche Verpflichtung, da Heil mind. 24 Tage Home-Office fordert. Es wird im Rahmen der Corona- Beschränkungen gerade heiß diskutiert, ob mehr als ein Appell an die ArbeitgeberInnen, also eine Art Pflicht durchgesetzt werden soll. Die Entscheidung dazu wird voraussichtlich morgen (19.01.2021) in der vorgezogenen Konferenz getroffen werden. Auch wenn die Zahlen der Beschäftigten im Home-Office gerade sinken, hat dennoch ein Wandel in der Arbeitswelt stattgefunden und Home-Office ist zu einem viel probateren Mittel geworden, als zu Beginn 2020 vorstellbar war. Unabhängig von den noch zu treffenden politischen Entscheidungen ist klar, dass Unternehmen Home-Office bedenken und bei Anwendung korrekt umsetzen müssen. Einfach die MitarbeiterInnen nach Möglichkeit mit Laptop zu Hause arbeiten lassen ist keine Option, denn es braucht klare Regelungen, Absicherung für beide Parteien und auch arbeitsschutzrechtliche Anforderungen.

Home-Office in den Arbeitsvertrag integrieren

Das noch junge Jahr sollte definitiv dazu genutzt werden den Arbeitsvertrag unter die Lupe zu nehmen. Letztes Jahr sind viele MitarbeiterInnen kurzfristig und auch für eine kurze Überbrückung ins Home-Office gegangen, doch da noch kein Ende in Sicht ist, sollten jetzt klare rechtliche Rahmenbedingungen geschaffen werden. Zur Absicherung des Unternehmens und auch zur klaren verlässlichen Regelung für die MitarbeiterInnen. Eine Zusatzvereinbarung zum bereits bestehenden Arbeitsvertrag bezüglich der Telearbeitsregelungen ist notwendig.

Ganz wichtig ist zu Beginn eine klare Abgrenzung zwischen Home-Office und mobilem Arbeiten (mehr dazu hier: https://www.unternehmerhaus.eu/homeoffice-oder-eher-mobile-office/) zu schaffen. Home-Office wird schnell genannt und ist in aller Munde, aber der Oberbegriff für alle Formen der Beschäftigung, wo zumindest ein Teil der Arbeitsleistung nicht im Unternehmen geleistet wird, lautet Telearbeit. Unter häusliche Telearbeit fällt dann auch das Home-Office. In der Anpassung des Arbeitsvertrages sollten Sie genau darlegen, was Sie einräumen und in welcher Art und Weise. Wichtige Punkte, die im Arbeitsvertrag nicht fehlen dürfen, sind hier nochmal für Sie aufgelistet.

To do

• Home-Office (teilweise oder ganz) möglich? / Home-Office oder doch eher Mobile-Office?

Zusatzvereinbarung zum Home-Office in den Arbeitsvertrag:

• Klare Abgrenzung und Rahmenbedingungen
• Arbeitszeiteneinteilung und Pausenregelung (Dokumentation der Arbeitszeiten) und festlegen von Erreichbarkeitszeiten
• Datenschutz und klare Vorgaben zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen und Dokumenten
• Arbeitsmittelnutzung
• Home-Office Laufzeit?! (Befristung, Verstöße)
• Erforderliche Arbeitsmittel vorhanden? – Inventarliste der durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mittel – Arbeitgeber muss Arbeitsmittel stellen (Haftungsregelung treffen)

Arbeitsschutz im Home-Office

Der/die ArbeitgeberIn ist auch im Home-Office für die Einhaltung des Arbeitsschutzes zuständig und hier fangen viele an zu verzweifeln, da eine tatsächliche Überprüfung am Arbeitsplatz durch den/die ArbeitgeberIn in der Umsetzung natürlich nicht möglich ist. Es gibt aber durchaus ein sinnvolles Mittel, um Einblicke in die Situation am Home-Office Arbeitsplatz zu erhalten und insbesondere der gesetzlichen Pflicht gerecht zu werden. Die Gefährdungsbeurteilung ist ein hilfreiches und sehr individuell wandelbares Instrument, um durch Befragung den Ist-Zustand der Bedingungen im Home-Office und mögliche Gefährdungen für die psychische und physische Gesundheit zu erfassen. Auf Grundlage dieser Daten können Verbesserungsmöglichkeiten und Maßnahmen eingeleitet werden, zudem dient die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung als Nachweis zur Vorlage bei den Aufsichtsbehörden.

Insbesondere die Abgrenzung zwischen Home-Office und Mobile-Office ist unabdingbar, denn es gehen unterschiedliche gesetzliche Verpflichtungen damit einher. Home-Office als fest eingerichteter Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden unterliegt dem Arbeitszeitgesetz, Arbeitsstättenverordnungen, Arbeitsschutzgesetz und der Datenschutzgrundverordnung im selben Maße, wie der Arbeitsplatz im Unternehmen. Sorgen Sie für klare Verhältnisse durch eindeutige Vereinbarungen im Arbeitsvertrag und nutzen Sie die Vorteile, die durch Home-Office entstehen (z.B. Mitarbeiterzufriedenheit, Flexibilität, Mitarbeiterbindung, Effizienzsteigerung und Einsparung durch weniger Präsenz im Büro und Familienfreundlichkeit des Unternehmens). Das Arbeiten im Home-Office wird noch einige Zeit erhalten bleiben oder sogar zum neuen Normal, seien Sie jetzt schon vorbereiten.

Quellen:

• Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Familie: Digitale Vereinbarkeit. Home-Office und mobiles Arbeiten – eine Toolbox für Unternehmen und Beschäftigte mit Familienaufgaben. Unter: https://www.erfolgsfaktor-familie.de/fileadmin/ef/Wissenplattformfuer_die_Praxis/Toolbox.pdf (Zugriff am 18.01.2021)
• Kanzlei Neuendorf: Homeoffice im Arbeitsvertrag – Beitrag von Eric Neuendorf (07.04.2020). Unter: https://www.kanzlei-neuendorff.de/blog/homeoffice-im-arbeitsvertrag/ (Zugriff am 14.01.2020)
• Haufe Home-Office Arbeitsrecht unter: https://www.haufe.de/personal/haufe-personal-office-platin/homeoffice-arbeitsrecht_idesk_PI42323_HI10232931.html (Zugriff am 18.01.2021)