Einfache Schritte und Tipps um erfolgreich in die „jetzige Normalität“ zu finden
Aufatmen?! Nach und nach können einige Betriebe die Arbeit wieder aufnehmen, andere nicht und einige arbeiten unter gesonderten Richtlinien oder im Home-Office. Durch die einheitlichen Arbeitsschutzstandards des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales haben Betriebe, die jetzt öffnen, klare Richtlinien zur Umsetzung an die Hand bekommen. Natürlich müssen auch Betriebe, die nicht von einer kompletten Schließung betroffen waren, umrüsten und die Schutzmaßnahmen umsetzen. Wir haben in diesem Beitrag wichtige Tipps und Hilfestellungen zusammengefasst, damit Sie den „Neustart“ so einfach wie möglich umsetzen und gestärkt den Betrieb langsam, aber erfolgreich, wieder hochfahren.
- Schritt – Rahmenbedingungen schaffen
Die richtige und durchdachte Umsetzung der Maßnahmen schützt vor erneuten Schließungen, reduziert das Infektionsrisiko und hilft vor allem dabei, das Geschäft wieder anzukurbeln und weitere Verluste zu vermeiden.
Die Umsetzung der Maßnahmen erfordert Planung, Zeit und Materialien. Diese drei Komponenten sind nicht zu unterschätzen, denn je nach Größe des Betriebes müssen beispielsweise mehr Arbeitsplätze umgestaltet werden, dass bedeutet mehr Material und mehr helfende MitarbeiterInnen, die auch ausreichend Schutzausrüstung benötigen. Wenn die Arbeitsplätze und die Räumlichkeiten umgestaltet sind, dann gilt es ausreichend Desinfektionsmittel, Schutzmasken usw. einzuplanen, um für einen bestimmten Zeitpunkt die Weiterführung des Betriebes zu gewährleisten. Es sollten Informationsschreiben und Aushänge für MitarbeiterInnen aufgesetzt werden.
Die neuen Arbeitsschutzstandards schreiben unter anderem auch vor, den Kontakt mit weiteren Personen so gering wie möglich zu halten, deshalb wird Schichtarbeit, weiterhin Home-Office und auch Umverteilungen an verschiedene Arbeitsplätze vorgeschlagen. Es empfiehlt sich, bei der Umsetzung der Maßnahmen eine/n MitarbeiterIn mit der Planung und Einhaltung im weiteren Verlauf zu beauftragen.
Die umgesetzten Maßnahmen sollten im besten Fall dokumentiert werden, obwohl offiziell keine Dokumentationspflicht besteht.
Die Vorteile sind: Sie behalten den Überblick, können an geeigneter Stelle nachbessern und haben im Fall der Fälle Nachweise in schriftlicher Form.
- Schritt – Neustart sinnvoll nutzen
Die Krise stellt alle vorherigen Strukturen auf den Prüfstand, aber daraus lassen sich auch Vorteile ziehen, denn alle Strukturen werden jetzt optimiert und es zeigen sich neue Wege und Möglichkeiten. Es ist wichtig nicht an alten Strukturen festzuhalten und sich auf andere Arbeitsweisen einzulassen. Zu Beginn sollte eine Bestandsaufnahme erfolgen, ob die Liquidität ausreicht oder kurzfristige Maßnahmen, wie staatliche Hilfen (Soforthilfen, Kredite der KfW-Bank), Kurzarbeit oder steuerliche Erleichterungen beantragt werden müssen. Vorausschauend sollte ein Notfallplan bereitgehalten werden, falls eine erneute Schließung vorgeschrieben werden sollte.
Die Produktion sollte dahingehend analysiert werden, ob bestimmte Produkte besonders nachgefragt werden oder keine Nachfrage vorhanden ist. Können Produkte angepasst werden oder attraktiver angeboten werden? Ist die Einrichtung von kurzfristigen telefonischen Bestellungen oder längerfristig eines Onlineshops möglich? Können die Produkte geliefert werden oder ein Abholsystem mit wenig Kontakt genutzt werden?
- Schritt – „Wir sind wieder da!“
Schon immer wichtig und in dieser besonderen Zeit noch viel mehr – Kundenbindung! Informieren Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner darüber, dass Sie wieder da sind. Ihre Kunden müssen wissen, dass Sie wieder geöffnet haben und über die Einkaufsbedingungen informiert werden.
Bei Unternehmen, die handwerkliche Dienstleistungen anbieten und im Haus oder Garten der Kunden arbeiten, empfehlen sich vertrauensbildende Maßnahmen zum Beispiel: die Kunden über die Schutz-, und Vorsichtsmaßnahmen ausreichend informieren, damit keine Verunsicherung bei Arbeiten in Haus und Garten aufkommt.
Unerlässlich ist es jetzt alle vorgeschriebenen Arbeitsschutzstandards des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (hier: https://www.bmas.de/SharedDocs/Downloads/DE/PDF-Schwerpunkte/sars-cov-2-arbeitsschutzstandard.pdf?__blob=publicationFile&v=2) umzusetzen. Die Situation erfordert es, über den Tellerrand herauszudenken und kreative Lösungen zu schaffen!
Finanzielle Unterstützung durch das Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows“
Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) hat die Teilnahmebedingungen der Förderprogramme, an die derzeitige Lage angepasst. Die BAFA reagiert somit auf die Situation vieler Unternehmen, die von der Corona-Krise betroffen sind. Viele Unternehmen stehen vor großen Problemen, wie Ausfall von Kunden und Arbeitskräften, verkürzte oder stark eingeschränkte Öffnungszeiten, zeitweise komplette Schließungen oder auch Mangel an Materialien für die Produktion. Jedes Unternehmen ist in irgendeiner Weise betroffen und einheitlich wird sich keine Lösung finden, die allen an der richtigen Stelle hilft. Hier helfen nur spezielle Lösungsansätze, die durch individuelle Beratung erarbeitet werden.
Eine externe Unternehmensberatung überzeugt mit dem großen Vorteil, dass der Blick auf die Strukturen und Situation im Unternehmen ein anderer ist, als bei einer internen Person. Nutzen Sie die andere Perspektive um neue und andere Wege zu gehen, gerade in diesen Zeiten. Das Förderprogramm ermöglicht finanzielle Unterstützung bei der Inanspruchnahme von Beratungsdienstleistungen und ist so angepasst worden, dass gerade jetzt schnelle Hilfe ermöglicht wird. Ausschließlich konzeptionelle und individuelle Beratungsleistungen sind förderfähig. Seit dem 3. April 2020 ist die Beantragung von Beratungen (Beratungswert von bis zu 4.000,00 EUR) für von Corona betroffene kleine und mittlere Unternehmen, sowie Freiberufler bei der BAFA möglich.
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hat die bestehenden Richtlinien angepasst und als Ergänzung die Hilfe für von Corona betroffene KMU und Freiberufler eingeführt. Die am 3. April in Kraft getretenen Anpassungen gelten voraussichtlich bis zum 31. Dezember 2020.
Förderprogramm zur Förderung unternehmerischen Know-hows
Diese neuen Ergänzungen gibt es:
Das Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows“ wird, im Zuge der Krise, zum Sofortprogramm für schnellere und unbürokratische Hilfe. Das Förderprogramm bietet finanzielle Unterstützung bei Inanspruchnahme von Unternehmensberatung. Gerade jetzt ergeben sich aus der Corona Krise neue betriebswirtschaftliche Fragen, die professionell beantworte werden müssen.
- Antragsberechtigt sind Unternehmen und Freiberufler, die von wirtschaftlichen Auswirkungen des Coronavirus nachweislich betroffen sind. Die konkreten Auswirkungen und der Zusammenhang zum Coronavirus müssen im Beratungsbericht klar dargelegt werden. Der/die UnternehmensberaterIn muss die Maßnahmen nachvollziehbar darstellen.
- Das ansonsten verpflichtende Gespräch mit einem der regionalen Ansprechpartner entfällt, wird aber weiterhin empfohlen. Denn auch in diesen Gesprächen vor der Antragsstellung werden wichtige Fragen geklärt.
- Der finanzielle Zuschuss beträgt abweichend für alle von der Corona-Krise betroffenen KMU und Freiberufler den vollen in Rechnung gestellten Beratungskostenbetrag, bis max. 4000 EUR. Zu den förderfähigen Beratungskosten gehören neben dem Honorar auch Auslagen und Reisekosten der BeraterInnen, jedoch nicht die anfallende Umsatzsteuer.
- Die betroffenen Unternehmen müssen keine Vorfinanzierung leisten, da der Zuschuss von der BAFA direkt an das Beratungsunternehmen überwiesen wird.
- Es ist möglich mehrere Beratungen in Anspruch zu nehmen, wenn der Bezug zu den wirtschaftlichen Folgen durch das Coronavirus besteht.
- Bereits erhaltene Zuschüsse für andere Beratungen müssen, im Rahmen der De-minimis-Erklärung, angegeben werden. Darüber hinaus haben andere Beratungsleistungen keinen Einfluss auf die Förderung.
Die Anträge sind, bis einschließlich 31. Dezember 2020, einzureichen. Alle wichtigen Informationen, Neuerrungen und vorherrschenden Rahmenbedingungen, die weiterhin zu erfüllen sind, finden Sie unter www.bafa.de. Auf der Website des Bundesministeriums finden Sie das Antragswesen für die Förderung.
Quellen:
- Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) – Unter: https://www.bafa.de/DE/Wirtschafts_Mittelstandsfoerderung/Beratung_Finanzierung/Unternehmensberatung/unternehmensberatung_node.html Stand: 27.04.2020
- Bundesanzeiger – Unter: https://www.bundesanzeiger.de/ebanzwww/wexsservlet?page.navid=official_starttoofficial_view_publication&session.sessionid=ef86f04c7ea4af96f7ae7682eb3d9131&fts_search_list.selected=79cf339d08b925d6&&fts_search_list.destHistoryId=74058&fundstelle=BAnz_AT_02.04.2020_B5 Stand: 27.04.2020
In herausfordernden Zeiten auf die Gefährdungsbeurteilung verlassen
Sind Sie sich Ihrer Fürsorgepflicht als Arbeitgeber bewusst?
Das eine Fürsorgepflicht des Arbeitgebers, gegenüber den ArbeitnehmerInnen besteht ist hinlänglich bekannt, aber was bedeutet das genau? Oft sind gerade die Dinge, die wir für bekannt und selbstverständlich halten, nicht ganz klar oder werden nicht ausreichend ernst genommen. Diese herausfordernde Zeit, in der sich alle Unternehmen gerade befinden zeigt uns, dass nichts selbstverständlich ist. Es wird umgedacht, Werte verschoben, Arbeitsmethoden angepasst, Digitalisierung vorangetrieben, aber gleichzeitig auf Post und Telefon verlassen und insgesamt wird eines deutlich, die Sorge um die Gesundheit bestimmt einen Großteil davon.
Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers ist eine Grundkomponente des Arbeitssystems, so wie der Arbeitnehmer eine Treuepflicht (Verschwiegenheit und Weisungsbefugnis) zu erfüllen hat, so ist der Arbeitgeber in der Pflicht, die Fürsorge zu übernehmen. Die Fürsorgepflicht muss nicht explizit im Arbeitsvertrag genannt werden und darf in keinem Falle ausgeschlossen oder begrenzt werden.
Was Rückt die Führsorgepflicht im Moment so in den Fokus?
Die Fürsorgepflicht wird schnell ausschließlich auf die Gesundheit bezogen, weshalb gerade jetzt dieser Pflicht nachgegangen werden muss. Infektionsschutzmaßnahmen sind verpflichtend und im eigenen Interesse, zur Aufrechterhaltung des Betriebes und im Sinne des Schutzes von MitarbeiterInnen und KundInnen nicht wegzudenken. Oftmals wird vergessen, dass die Fürsorgepflicht viel weiter darüber hinaus geht. Die Fürsorgepflicht ist so vielfältig, wie die verschiedenen Vorschriften und Gesetze, aus denen sie abzuleiten ist. Im Bundesgesetzbuch unter § 618 ist die Verpflichtung zu Schutzmaßnahmen geregelt, bei deren Nichteinhaltung Schadensersatzregelungen vorgesehen sind. Bei Nichteinhaltung der Fürsorgepflicht sind in besonders schwerwiegenden Fällen auch Strafverfahren oder Geldbußen möglich.
Die weiteren Fürsorgepflichten ergeben sich aus diesen Gesetzen und Vorschriften:
- Arbeitsschutzgesetz
- Arbeitszeitgesetz
- Arbeitsstättenverordnung
- Mutterschutzgesetz
- Unfallverhütungsvorschriften der einzelnen Berufsgenossenschaften
- Allgemeines Gleichstellungsgesetz
- Datenschutzgrundverordnung
Die Gefährdungsbeurteilung als größte Unterstützung
Es ist nicht notwendig bei der Vielzahl an Vorschriften, in Panik zu verfallen, sondern sich der Verantwortung einmal mehr bewusst zu werden. Viele Arbeitgeber wissen nicht, dass durch die richtige Durchführung der Gefährdungsbeurteilung der Großteil der Fürsorgepflichten logisch zusammengefasst und umsetzbar gemacht wird. Darüber hinaus ergeben sich viele Verbesserungspotentiale und Kostenfresser werden aufgedeckt. Wir übernehmen für Sie die Erstellung einer passgenauen Gefährdungsbeurteilung, diese beinhaltet die Überprüfung der Umsetzung, der oben genannten Gesetze und Vorschriften. Bei Auffälligkeiten unterstützen wir Sie bei der Umsetzung der Maßnahmen.
Fürsorgepflicht in der Corona-Krise
Die Einhaltung der Corona-Schutzmaßnahmen fällt unter die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. Schwerwiegende Arbeitsausfälle, erneute Schließungen durch Neuinfektionen oder Verdachtsfälle sollen dadurch vermieden werden. Die Fürsorgepflicht verfolgt so gleichermaßen ein Eigeninteresse, wie auch ein Fremdinteresse.
Das Eigeninteresse des Arbeitgebers ist die Vermeidung von Betriebsausfall und Sanktionen durch die Gefährdung der MitarbeiterInnen.
Das Fremdinteresse liegt bei den MitarbeiterInnen, sich in allen Bereichen auf den Arbeitgeber verlassen und vertrauen zu können.
Die Empfehlung war und ist, wenn möglich die MitarbeiterInnen im Home-Office weiterarbeiten zu lassen. Doch wie sieht eigentlich die Realität aus? Die wenigsten haben ein ausgestattetes Arbeitszimmer, sondern arbeiten am Esstisch. Die neuen Schutzmaßnahmen, neue Home-Office Möglichkeiten oder neue Aufgabenbereiche erfordern eine Neubetrachtung des Ist-Zustandes. Die Gefährdungsbeurteilung gibt daraufhin Auskunft über die Einhaltung der Maßnahmen, die Zufriedenheit und gesundheitliche Situation der MitarbeiterInnen, um vorschriftsgemäßes Weiterarbeiten zu gewährleisten. Zudem wird die Effektivität der Home-Office Strukturen offengelegt und somit ein direktes Feedback gegeben, ob und in welchem Bereich Optimierungen angebracht werden müssen.
Zum Thema Home-Office folgen in Kürze informationsgeladene und hilfreiche News. Bleiben Sie gesund!
SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales
Arbeitsschutz sichern in der Krise, aber wie? Für viele Unternehmen steht in den kommenden Tagen und Wochen ein vorsichtiger Weg zurück in die Normalität an. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat eine Zusammenfassung der einzuhaltenden Arbeitsschutzstandards herausgegeben. Fürsorgepflicht des Arbeitgebers verpflichtet zum Schutz der MitarbeiterInnen. Nichtbeachtung führt unter Umständen zu Schadensersatzforderungen, dies gilt es zu vermeiden. Es ist deshalb unbedingt erforderlich die Regelungen umzusetzen, um die MitarbeiterInnen zu schützen und die Infektionsgefahr so gering, wie möglich zu halten. Nur so ist ein Weg in die „Normalität“ möglich.
Am 20. April 2020 sind viele Einschränkungen gelockert worden, doch was müssen Arbeitgeber genau umsetzen und wie soll der neue „Alltag“ gestaltet werden? Egal, ob jetzt die Arbeit neu aufgenommen wird oder erst später startet, die nachfolgenden Regelungen gelten für alle Unternehmen. Die Einhaltung der Regelungen soll durch stichprobenartige Kontrollen gewährleistet werden.
Zurzeit erarbeiten die Berufsgenossenschaften branchenspezifische Umsetzungsmaßnahmen, diese folgen in den kommenden Tagen.
Unter diesem Link ist der Entwurf des Bundesministerium für Arbeit und Soziales zu finden: https://www.bmas.de/SharedDocs/Downloads/DE/PDF-Schwerpunkte/sars-cov-2-arbeitsschutzstandard.pdf?__blob=publicationFile&v=1.
Neue Regelungen im Überblick
- Mindestabstand von 1,5 Metern einhalten
- Direkten Kontakt weitestgehend vermeiden (Schichtarbeit, unterschiedliche Arbeitsbereiche usw.)
- Soweit möglich Arbeitsplätze, durch Schutzvorrichtungen voneinander abgrenzen (z.B.: Plastiktrennwände) – ansonsten Mund-Nasen-Schutz tragen
- Persönliche Schutzausrüstung muss vom Arbeitgeber bereitgestellt werden, wenn mehrfach Kontakt zu Kunden oder anderen Personen besteht (Handschuhe, Mundschutz usw.) – Regelmäßig desinfizieren und wechseln
- Bei Arbeitsplätzen mit Publikumsverkehr sind Trennwände zwingend anzubringen
- An Orten im Unternehmen, an denen es zu Schlangenbildung kommt – Schutzabstände durch Markierungen am Boden gewährleisten
- Ausreichend Desinfektionsmittel bereitstellen (Ein-/Ausgang, persönlicher Arbeitsplatz, Pausenraum, Sanitäranlagen)
- Hygienestandards für Sanitärraume einhalten; ggf. Erstellung von Hygieneplänen
- Gemeinsam genutzte Räume häufiger reinigen und lüften
- Personenbezogene Nutzung der Arbeitsmaterialien, ansonsten Schutzhandschuhe tragen
- Dienstreisen und Meetings weiterhin vermeiden – Technische Alternativen nutzen
- Festlegung zu Regelungen im Umgang mit Krankheit und Verdachtsfällen – Regelungen aushängen
Wir bitten Sie sich die Regelungen des Bundesministeriums genau durchzulesen und umzusetzen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre MitarbeiterInnen weiterhin gesund bleiben und bei Symptomen keinesfalls zur Arbeit erscheinen. Schützen Sie besonders Ihre MitarbeiterInnen, die der Risikogruppe angehören und sprechen gesonderte Maßnahmen mit Ihnen ab. Halten Sie sich und Ihre Belegschaft gesund.
Quelle:
Bundesministerium für Arbeit und Soziales – unter: https://www.bmas.de/SharedDocs/Downloads/DE/PDF-Schwerpunkte/sars-cov-2-arbeitsschutzstandard.pdf?__blob=publicationFile&v=1 (Recherche am 29.04.2020)
Arbeitszeiterfassung nicht als lästiges Kontrollsystem, sondern als positives Instrument zur Verbesserung begreifen
Der Europäische Gerichtshof (Urteil vom 14. Mai 2019) hat zum Schutz der Arbeitnehmerrechte entschieden, dass Unternehmen dazu verpflichtet sind die Arbeitszeit ihrer MitarbeiterInnen zu erfassen. Ein Arbeitszeiterfassungssystem soll dafür sorgen, dass die Mindestruhezeiten, Obergrenzen für wöchentliche Arbeitszeit und auch die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen tatsächlich eingehalten werden.
Die Skepsis vieler Arbeitnehmer und Arbeitgeber ist hier fehl am Platz, beide Seiten profitieren bei Einhaltung der gesetzlichen Grundlagen gleichermaßen. Der Schutz der physischen und psychischen Gesundheit der ArbeitnehmerInnen wird verbessert und Überarbeitungsszenarien wird vorgebeugt.
Vorher waren Unternehmen laut Arbeitszeitgesetz nur dazu verpflichtet Mehrarbeit zu erfassen, demnach handelt es sich eindeutig um eine Verschärfung der Gesetzeslage. Gerade kleine Betriebe denken sicherlich direkt an den Mehraufwand oder die Kosten, die daraus entstehen.
Etablierung und Kosten einer Arbeitszeiterfassung
Ein Arbeitszeiterfassungssystem muss nicht teuer sein. Es wird keine bestimmte Art der Arbeitszeiterfassung vorgeschrieben. Jede Form der Arbeitszeiterfassung ist möglich, da je nach Betrieb oder vorhandenen Mitteln andere Systeme zu empfehlen sind. Wichtig bei der Auswahl ist, dass die Arbeitszeiten der ArbeitnehmerInnen so genau wie möglich und wahrheitsgemäß erfasst werden und die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.
Die MitarbeiterInnen sollten über die Arbeitszeiterfassung informiert und eingeführt werden. Besprechung, wie die Angestellten das System annehmen und nutzen, sollte nach einer gewissen Eingewöhnungszeit erfolgen. Es ist festzulegen, wer Zugriff auf die Arbeitszeiterfassung hat und welche Zuständigkeiten bestehen (DSGVO beachten). Empfehlenswert ist es die Arbeitszeitdaten von beiden Parteien gegenzeichnen zu lassen, um so den Wahrheitsgehalt zu gewährleisten. Die zuständigen Behörden können jeder Zeit, besonders bei Verdacht auf Schwarzarbeit, die Einsicht in die Arbeitszeitdaten einfordern. Ob schriftlich oder mit externer Software, wichtig ist, dass die Daten bis zu zwei Jahre aufbewahrt werden müssen.
Letzten Endes gilt, jedes Arbeitszeiterfassungssystem ist nur so gut, wie die Person, die es bedient. Die Förderung einer gesunden Pausenkultur und ein gesundes Vertrauensverhältnis untereinander sind weiterhin unerlässlich. Welches Arbeitszeiterfassungssystem für Ihren Betrieb das Beste ist lässt sich nicht pauschal sagen und wie die Arbeitszeiterfassung erfolgen soll, dazu liegen keine konkreten Vorgaben vor. Wir erarbeiten mit Ihnen gemeinsam ein leicht verständliches und sicheres System zur Arbeitszeiterfassung.
Die Krise nutzen und gestärkt aus ihr hervorgehen
Viele Unternehmen arbeiten in ungewohnter Weise, mit weniger MitarbeiterInnen oder gedrosseltem Tempo weiter. Diese sollten dies, trotz Einbußen, als Chance begreifen. Es ist wichtig sich bewusst zu machen, dass aus jeder Krise neue Entwicklungen hervorbringen. Irgendwann ist jetzt. Ob Inventur, Reinigungen, Reparaturen, telefonische Planung langfristiger Ziele, Kontakt zu alten und neuen Geschäftspartnern oder einfache Verbesserungen von vorherrschenden Strukturen, jetzt muss gehandelt werden.
Durch simple Unternehmensstrukturen kann das Unternehmen gestärkt aus der Krise hervorgehen und ist so klar im Vorteil! In diesem Beitrag stellen wir Ihnen simple Strukturen vor, durch deren Implementierung die Arbeitseffizienz und die Zufriedenheit Ihrer Angestellten deutlich verbessert wird. Lassen Sie sich inspirieren!
Überdenken Sie Ihre Arbeitszeiten – Arbeitszeitmodelle
Die Corona Krise hat deutlich gezeigt, dass Flexibilität und auch ein gewisses Maß an technischer Ausstattung notwendig ist, um schnell auf veränderte Gegebenheiten reagieren zu können. Wer vorher schon Home Office genutzt oder die Möglichkeit geprüft hat, der war im Vorteil. Schnell konnte die Arbeit umgestellt werden und die Betriebsfähigkeit des Unternehmens ist nicht in Mitleidenschaft gezogen worden.
Für viele potentielle und auch langjährige MitarbeiterInnen ist die Arbeitszeit ein ausschlaggebender Faktor. Es sollte geprüft werden, welches Modell gewünscht wird und welche Modelle sinnvollerweise angeboten werden können. Durch flexiblere Arbeitszeiten ist die Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf einfacher zu bewältigen und Stress wird vermieden. Oftmals ist durch eine einfache Anpassung der Arbeitszeiten ein Gewinn an Arbeitseffizienz direkt zu verzeichnen. Gleitzeit, Home Office, Langzeitarbeitskonto, Schichtarbeit, Jobsharing und Vertrauensarbeitszeit die Möglichkeiten sind vielfältig. Jedes Modell birgt Vorteile sowie Nachteile und bedarf genauer Regelungen zum Umgang mit Pausen, Minus- und Plusstunden.
Welches Arbeitszeitmodell ist für Ihr Unternehmen das richtige? Dies zielgerecht zu beantworten, ist unsere Aufgabe. Hier zeigt sich die große Aussagekraft der Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung, die den allgemeinen Zustand der Arbeitszeitmodellstrukturen auffassen. So lassen sich Rückschlüsse auf Verbesserungsmöglichkeiten ziehen.
Gesundheit und Sicherheit Ihrer MitarbeiterInnen aktiv gestalten – Gefährdungsbeurteilung
Über die Gefährdungsbeurteilung wurde auf unserer Website schon viel berichtet, doch die Corona Pandemie hat verdeutlicht, dass der Schutz und die Gesundheit der MitarbeiterInnen unverzichtbar sind. Unternehmen die Ihre Gefährdungsbeurteilung schon durchgeführt haben, konnten diese als Grundlage für ein effizientes Krisenmanagement und schnelles Umsetzen der Schutzmaßnahmen nutzen. Die Gefährdungsbeurteilung sollte nicht hintenangestellt, sondern gerade jetzt durchgeführt werden. Dadurch werden Sicherheitslücken aufgedeckt und Verbesserungspotential sichtbar.
Die Arbeitszeit im Blick durch Zeiterfassungssysteme
Ein oftmals unterschätzter Faktor ist die Arbeitszeiterfassung. Die Erfassung der Arbeitszeit ist nicht nur gesetzlich im Arbeitszeitgesetz vorgeschrieben, sondern bietet für ArbeitgeberInnen und ArbeitnehmerInnen erhebliche Vorteile. Das Arbeitszeitgesetz verfolgt den Zweck die Sicherheit und Gesundheit der ArbeitnehmerInnen zu schützen und die Rahmenbedingungen zu gewährleisten, um flexible Arbeitszeitmodelle zu ermöglichen. Im nächsten Newsbeitrag werden alle wichtigen Informationen zur Arbeitszeiterfassung vorgestellt.
Nutzen Sie die Zeit für eine Bestandsaufnahme und passen Sie die Strukturen im Unternehmen an. Ihr Unternehmen soll gestärkt aus dieser Krise hervorgehen.
Worauf warten Sie noch?!
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Wir haben für Sie die wichtigsten Informationen zusammengestellt, die Sie in Zeiten der Corona-Pandemie wissen sollten. Alles zum Thema Kurzarbeitergeld, Kreditprogramme, Soforthilfen der Bundesregierung und Steuerliche Anpassungen, ebenso zur Aufbauprogrammen nach der Corona Krise. Wie gewohnt berichten wir über betriebliches Gesundheitsmanagement, Pensionsmanagement (Betriebliche Altersvorsorge), Changemanagement, Cultural Diversity Management und Nachhaltigem Personalmanagement. Wir geben Ihnen Anregungen, um jetzt und auch nach der Krise die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu erhalten und zu steigern.
Wir werden verschiedene Themenbereiche genauer betrachten und Ihnen ein Gesamtpaket an relevanten Informationen zusammenstellen. Unter folgendem Link können Sie sich ganz einfach anmelden:
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Später zahlen und weniger zahlen?!
Welche erleichternden Maßnahmen sieht das „Schutzschild des Bundesfinanzministerium“ im Bereich Steuern vor?
Die im Schutzschild für Beschäftigte und Unternehmen beschriebenen steuerlichen Hilfsmaßnahmen sehen Anpassungen an Steuervorauszahlungen, Stundungen von Steuerzahlungen und die Aussetzung von Vollstreckungsmaßnahmen vor. Diese steuerlichen Liquiditätshilfen richten sich an Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler. Im Großen und Ganzen soll so ermöglicht werden, dass die Wirtschaftlichkeit und die Liquidität der Unternehmen geschont und weiterhin gewährleistet wird. Steuern sollen später oder in geringerem Ausmaß gezahlt werden, hierbei spricht das Bundesfinanzministerium insgesamt von der Gewährung von Steuerstundungen in Milliardenhöhe. Klären Sie Ihre Möglichkeiten und Bedürfnisse mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer SteuerberaterIn ab.
Nachfolgend stellen wir Ihnen die drei steuerlichen Anpassungen vor:
- Gewährung von Steuerstundungen wird erleichtert
Unter dem Begriff Stundung ist im abgabenrechtlichen Sinne eine Verschiebung, der Fälligkeit eines Steueranspruches, zu verstehen. Anfallende Steuerzahlungen werden demnach auf einen späteren Zeitpunkt verschoben. Die Finanzämter sind angewiesen, ohne strengere Anforderungen, die Steuern zu stunden, wenn die Einforderung eine erhebliche Härte darstellen würde. Die Steuerstundungen sind bei Ihrem zuständigen Finanzamt zu beantragen.
Unternehmen, die von der Corona Pandemie betroffen sind, haben die Möglichkeit, bis zum Ende des Jahres Anträge auf Steuerstundungen zu stellen, so steht es im dazugehörigen Erlass des Bundesfinanzministeriums vom 19.03.2020. Hierzu müssen die betroffenen Unternehmen Ihre Verhältnisse offen darlegen, um Stundungen der bereits fälligen oder noch fällig werdenden Steuerzahlungen zu beantragen. Die Finanzämter sollen die Anträge nicht ablehnen, wenn die entstandenen Schäden nicht im Einzelnen nachgewiesen werden können. Dies stellt eine große Erleichterung des Prozesses dar. In der Regel soll auch auf die Erhebung von Stundungszinsen verzichtet werden.
- Anpassung von Steuervorauszahlungen
Sollten Ihre Einkünfte im laufenden Jahr voraussichtlich geringer ausfallen, dann werden die Steuervorauszahlungen herabgesetzt. Dieser Vorgang soll schnell und unkompliziert erfolgen, um die Liquidität, der von Corona betroffenen Unternehmen, zu verbessern.
- Vollstreckungsmaßnahmen werden ausgesetzt
Auf Vollstreckungsmaßnahmen und Säumniszuschläge soll verzichtet werden, solange der Schuldner unmittelbar und auch nicht unerheblich von den Auswirkungen der Corona Pandemie betroffen ist. Der Schuldner muss die unmittelbare und erhebliche Betroffenheit dem zuständigen Finanzamt mitteilen. Dieser Verzicht auf Säumniszuschläge und Vollstreckungsmaßnahmen gilt bis zum 31.12.2020.
Beantragung
Die Finanzverwaltung NRW stellt ein digitales Antragsformular bereit, welches einfach online ausgefüllt werden kann. Der Antrag beinhaltet die zinslose Stundung der Einkommenssteuer, Körperschaftssteuer und Umsatzsteuer und die Herabsetzung der Gewerbesteuervorauszahlungen. Die zinslose Stundung kann für drei Monate beantragt werden.
Besonders zu begründen sind Anträge auf Stundungen oder Anpassung von Steuervorauszahlungen, welche die Steuern oder Zeiträume nach dem 31.12.2020 betreffen.
Unter diesem Link befindet sich der Antragsentwurf der Finanzverwaltung für NRW
https://www.finanzverwaltung.nrw.de/sites/default/files/asset/document/2020-03-19_formularentwurf_final_1seite_kj.pdf
Die Generalzolldirektion (z.B.: Luftverkehrssteuer) und auch das Bundeszentralamt (z.B.: Versicherungssteuer und Umsatzsteuer) sind angewiesen worden, den Steuerpflichtigen entgegenzukommen. Genaueres ist hierzu noch nicht bekannt. Generell sollten Sie in Steuerfragen immer Ihre/Ihren SteuerberaterIn zu Rate ziehen.
Quellen:
- Monatsbericht des Bundesfinanzministeriums März 2020 unter: https://www.bundesfinanzministerium.de/Monatsberichte/2020/03/Inhalte/Kapitel-2b-Schlaglicht/2b-Schutzschild-Beschaeftigte-Unternehmen_pdf.pdf?__blob=publicationFile&v=2 (Recherche am 23.03.2020)
- IHK Köln unter: https://www.ihk-koeln.de/Steuerstundung_fuer_Unternehmen_in_finanziellen_Notsituationen.AxCMS (Recherche am 31.03.2020)
- Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 19.03.2020 unter: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2020-03-19-steuerliche-massnahmen-zur-beruecksichtigung-der-auswirkungen-des-coronavirus.pdf?__blob=publicationFile&v=1 (Recherche am 30.03.2020)
Antragsstellung für Soforthilfen, ab dem 30.03.2020 geöffnet!
Einbußen durch die Corona Pandemie?!
Kaum ein Unternehmen spürt keine Auswirkungen durch die Corona Pandemie, deshalb sind viele Hilfestellungen und Programme beschlossen worden, um die wirtschaftlichen Auswirkungen gering zu halten oder wenn möglich auszugleichen. Restaurants dürfen nur noch liefern, Friseure haben geschlossen, Handwerker werden weniger nachgefragt und alles ist auf das Nötigste reduziert, doch auch ohne Kunden, ohne Nachfrage und ohne Produktion gibt es laufende Kosten, die es zu bezahlen gilt. Für viele Unternehmer und Unternehmerinnen gilt es in dieser Zeit die wirtschaftliche Existenz zu retten und damit MitarbeiterInnen und Lebenswerke.
Am 29.03.2020 wurde die Verwaltungsvereinbarung zwischen Bundeswirtschaftsministerium, Bundesfinanzministerium und den Bundesländern geschlossen, welche als notwendige Voraussetzung gilt, um die sogenannten Soforthilfen zu beantragen und auszuzahlen. Die Soforthilfen wurden am 23.03.2020 beschlossen, daher wurde der Hilfeplan schnell umgesetzt. Da die Bearbeitung der Anträge durch die jeweiligen Bundesländer umgesetzt wird, fehlte noch der letzte verwaltungstechnische Akt. Die Bundesgelder stehen ab dem 30.03.2020 zur Verfügung. Antragsformulare sind für das Land NRW freigeschalten und können sofort gestellt werden. Die Auszahlungen sollen schnellstmöglich und weitestgehend unbürokratisch ausgezahlt werden.
Das Antragsformular benötigt keine Unterschrift und ist ausschließlich online auszufüllen, unter folgendem Link gelangen Sie direkt zum Antragsformular des Landes NRW:
https://soforthilfe-corona.nrw.de
Der Antrag ist bis spätestens zum 31.05.2020 bei der zuständigen Landesbehörde zu stellen.
Alle wichtigen Informationen zur Soforthilfe 2020
Antragsberechtigt sind Soloselbstständige, Angehörige der freien Berufe (z.B.: Ärzte, Heilpraktiker, Hebammen, Mitglieder der Rechtsanwaltskammern, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater…) und kleine Unternehmen, sowie Landwirte. Die Antragsstellenden müssen wirtschaftlich am Mark aktiv tätig sein, eine Betriebsstätte im jeweiligen Bundesland oder den Sitz der Geschäftsführung im jeweiligen Bundesland haben. Das Unternehmen muss bei einem deutschen Finanzamt gemeldet sein.
Unternehmen bzw. Soloselbstständige aus allen wirtschaftlichen Bereichen mit bis zu 5 Beschäftigten (immer mit Vollzeitäquivalenten rechnen) erhalten die Möglichkeit, einmalig einen Zuschuss von bis zu 9.000 EUR für drei Monate zu beantragen. Unternehmen mit bis zu 10 Beschäftigten ermöglicht die Beantragung einen Zuschuss von bis zu 15.000 EUR und 25.000 EUR sind möglich für Antragsberechtigte mit bis zu 50 Beschäftigten.
Steuerliche Betrachtung der Soforthilfen
Bei der Soforthilfe handelt es sich um direkte Zuschüsse, diese dienen der Sicherung der wirtschaftlichen Existenz der Unternehmen. Sie sollen zur Überbrückung von Liquiditätsengpässen, als Folge der Corona Pandemie, eingesetzt werden. Die Zuschüsse der Soforthilfe sind nicht zurückzuzahlen. Der Zuschuss findet bei der Steuervorauszahlung 2020 keine Berücksichtigung, erst dann, wenn die Steuererklärung für 2020 eingereicht wird. Der Zuschuss wird als Betriebseinnahme versteuert, ist aber nicht umsatzsteuerpflichtig. Eine Kumulierung mit anderweitig erhaltenen Beihilfen ist grundsätzlich möglich, aber Überkompensationen müssen zurückgezahlt werden. Bei weiteren Fragen oder individuellen Besonderheiten fragen Sie Ihre/n SteuerberaterIn.
Es muss nachgewiesen werden, dass der Liquiditätsengpass durch die Corona Pandemie eingetreten ist und das Unternehmen bzw. der Selbstständige sich nicht vorher (ab dem 31.12.2019) in finanziellen Schwierigkeiten befunden hat.
Das Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen nennt Beispiele für finanzielle Engpässe durch die Corona Pandemie, so sind die Voraussetzungen, dass „mehr als die Hälfte der Aufträge aus der Zeit vor dem 1. März durch die Corona-Krise weggefallen ist (d.h. sich das Volumen des Auftragsbestandes mehr als halbiert hat) oder die Umsätze gegenüber dem Vorjahresmonat mehr als halbiert sind (für einen noch im März gestellten Antrag werden die Umsätze im Monat März 2020 gegenüber dem Monat März 2019 zugrunde gelegt. Wird der Antrag im April 2020 gestellt, ist der Vergleichsmonat April 2019. Kann der Vorjahresmonat nicht herangezogen werden (z.B. bei Gründungen), gilt der Vormonat.“ (Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen unter: https://www.wirtschaft.nrw/nrw-soforthilfe-2020 (Stand 31.03.2020)). Wenn die Möglichkeiten Umsatz zu erzielen durch behördliche Auflagen oder kurzfristige Schließungen im Zusammenhang mit der Corona Pandemie massiv eingeschränkt sind, dann gilt dies auch als eine mögliche Voraussetzung. Reichen die vorhandenen Mittel nicht aus, um die Verbindlichkeiten des Unternehmens wie Miete, Kredite für betriebliche Räumlichkeiten oder ähnliches zu zahlen, dann ist auch hier die Rede von Finanzierungsengpässen.
Das Antragsverfahren ist ganz bewusst unbürokratisch und einfach gehalten und jeder Antragssteller ist angehalten die Angaben richtig und gewissenhaft zu tätigen, die Anträge werden gegebenenfalls auf möglichen Subventionsbetrug hin geprüft.
Bleiben Sie weiterhin gesund, wir melden uns schon bald mit den nächsten News. Das Team vom UnternehmerHaus Ennepe-Ruhr ist weiterhin telefonisch und per Mail für Sie da!
Quellen:
-Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen
unter: https://www.wirtschaft.nrw/nrw-soforthilfe-2020 (Stand 31.03.2020)
-Bundesfinanzministerium unter: bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Pressemitteilungen/Finanzpolitik/2020/03/2020-03-29-PM-Verwaltungsvereinbarung (Stand 30.03.2020)
Eine Übersicht der Möglichkeiten
Es ist die Rede vom größten Hilfspaket in der Geschichte der Bundesrepublik Deutschland, doch was wird genau beschlossen und wohin genau gehen die Gelder? Mit einem Nachtrag zum Bundeshaushaltsplan (Nachtragshaushaltsgesetz 2020) wurde ein Ausgabenvolumen von rund 122,5 Milliarden Euro beschlossen. Mit diesen Geldern sollen gesundheitliche und wirtschaftliche Folgen gemildert werden. Insbesondere Kleinunternehmen und Soloselbstständige, die ohne Überbrückungshilfen existenziell durch die Corona Pandemie gefährdet wären sollen Unterstützung erfahren. Die Mittel für das Arbeitslosengeld II und für die Grundsicherung im Alter werden aufgestockt.
Ein Wirtschaftsstabilisierungsfond wird zunächst bis Ende des Jahres eingerichtet. Dieser Fond richtet sich insbesondere an große Unternehmen und dient als Ergänzung zu den KfW- Sonderprogrammen, welche seit dem 23. März 2020 verfügbar sind. Der Fond beinhaltet jeweils 100 Milliarden Euro für Kapitalmaßnahmen und zur Refinanzierung der Sonderprogramme der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) und weitere 400 Milliarden Euro für Bürgschaften.
Der Nachtrag zum Bundeshaushaltsplan beinhaltet auch das „Schutzschild für Unternehmen“, welches im vorherigen Newsbeitrag dargestellt wurde. Teil dieses Schutzschildes ist das „Milliarden Schutzschild für Betriebe und Unternehmen“, dieses soll kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen Unterstützung bieten, die aufgrund der Corona Pandemie unter Nachfragenrückgang oder sonstigen Störungen leiden. Über die staatliche Kreditanstalt für Wiederaufbau wird dieses Programm zur Verfügung gestellt, indem Kreditangebote ausgeweitet werden und der Zugang zu liquiditätsstärkenden Krediten insgesamt erleichtert wird. Die KfW stellt verschiedenen Kreditprogramme in unbegrenztem Volumen bereit. Von der Corona Pandemie betroffene und an den Krediten interessierte Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige erhalten Zugang zu den Krediten über die Hausbanken.
KfW-Kredite für Unternehmen – Welche Möglichkeiten gibt es?
Grundsätzlich sind die Voraussetzungen für KfW-Unternehmerkredite (für Unternehmen länger als 5 Jahre am Markt) und ERP-Gründerkredit-Universell (für Unternehmen unter 5 Jahren am Markt) gelockert und die jeweiligen Risikoübernahmen/Haftungsfreistellungen erhöht worden. Die Mindestanforderungen an die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens ist deutlich verringert worden, um so möglichst vielen Unternehmen Zugang zu ermöglichen.
Der KfW-Unternehmerkredit ist für Unternehmen, die länger als 5 Jahre am Markt sind. Beantragen Sie einen Kredit für Investitionen und Betriebsmittel, dann übernimmt die KfW einen Teil des Risikos Ihrer Bank und so erhöht sich die Chance einer Kreditzusage. Für kleine und mittelständische Unternehmen trägt die KfW bis zu 90% das Risiko.
Zusätzlich gibt es den ERP-Gründerkredit – Universell, der für Unternehmen gedacht ist, welche mindestens 3 Jahre am Markt sind beziehungsweise zwei Jahresabschlüsse vorweisen können. Der Kredit ist wie der KfW-Unternehmerkredit zur Liquiditätssicherung ausgelegt für Investitionen und Betriebsmittel. Auch hier übernimmt die KfW für kleine und mittelständische Unternehmen bis zu 90% des Risikos und erleichtert so den Zugang zur Kreditzusage der Hausbank.
Für Unternehmensgruppen, große Betriebe und Betrieben, die noch keine 3 Jahre am Markt sind gibt es gesonderte Programme und teilweise Einzelfallprüfungen. Die weiteren Konditionen und Informationen erhalten Sie über Ihre Hausbank.
Über weitere Möglichkeiten, wie zum Beispiel die Entlastung durch Stundungen von Steuern (2. Säule des Schutzschildes für Unternehmen) oder die neu beschlossenen Soforthilfen für Selbstständig, Freiberufler und Kleinunternehmen informieren wir Sie zeitnah.
Quellen:
Bundesministerium für Finanzen – Pressemitteilung unter: bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Pressemitteilungen/Finanzpolitik/2020/03/2020-03-23-pm-nachtragshaushalt.html (Recherche am 30.03.2020)
Bundesministerium für Finanzen – Pressemitteilung unter: bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Pressemitteilungen/Finanzpolitik/2020/03/2020-03-23-pm-Wirtschaftsstabilisierungsfond.html (Recherche am 30.03.2020)
KfW – https://www.kfw.de/KfW-Konzern/Newsroom/Aktuelles/KfW-Corona-Hilfe-Unternehmen.html (Recherche am 23.03.2020)
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